Helpende Plus

Privacybeleid Werving & Selectie

INLEIDING
Zorgpartners Midden-Holland heeft privacy hoog in het vaandel staan. Dit privacy beleid geeft duidelijkheid over de omgang met persoonsgegevens. Het gaat hier om de gegevens van cliënten en hun verwanten, medewerkers, mantelzorgers en vrijwilligers, sollicitanten, leveranciers, etc. Het doel van dit beleid is :
• Het treffen van passende maatregelen voor gegevensbescherming
• Het voldoen aan de Europese privacywetgeving AVG (Algemene Verordening voor de Gegevensbescherming,) die in mei 2018 van kracht is gegaan en de WBP (Wet Bescherming Persoonsgegevens)

UITGANGSPUNTEN PRIVACY
Verantwoordelijkheid
Medewerkers en het management zijn zich bewust van hun verantwoordelijkheid in de veilige omgang met persoonsgegevens en ondersteunen het privacy beleid van Zorgpartners Midden-Holland. Privacy begint met een zorgvuldige inrichting van de werkplek zoals de digitale inrichting, het beveiligen van tablet, pc, telefoon en afspraken met betrekking tot het gebruik van applicaties en delen van informatie. Richtlijnen hiervoor zijn verwoord in onze gedragsregels. Onderdeel van de gedragsregels is de geheimhoudingsplicht van iedere medewerker en de vereiste dat gegevens alleen worden verstrekt wanneer dat nodig is voor de uitvoering van een functie. Bijvoorbeeld bij een actuele zorg/behandelrelatie met een cliënt of als medewerker van personeelszaken. Nieuwe medewerkers worden gewezen op zowel de waarde van gegevens als op onze gedragsregels. Er wordt voortdurend aandacht besteed aan een zorgvuldige gegevensverwerking, in het bijzonder wanneer gegevens extern worden gedeeld.

DOEL VAN VERWERKING
Zorgpartners Midden-Holland verwerkt alleen persoonsgegevens die nodig zijn voor de werkzaamheden. Het belangrijkste doel is vanzelfsprekend het kunnen behandelen van cliënten, maar ook bijvoorbeeld het voeren van een personeels- en vrijwilligersadministratie zijn voorbeelden van deze doelen. Hieronder valt ook onderzoek t.b.v. het verbeteren van de zorgverlening en bedrijfsvoering van Zorgpartners. Alle persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor dat doel of voor zolang de wet dat voorschrijft.

ZORGVULDIGE GEGEVENSVERWERKING
Medewerkers van Zorgpartners zijn zich bewust van de waarde van (persoons) gegevens en dragen zorg voor een zorgvuldige verwerking. De toegang tot persoonsgegevens is beveiligd. Deze beveiliging is gebaseerd op risico analyses. Waar nodig wordt een meervoudige beveiliging (two-factor) toegepast. Verwerking van gegevens gebeurt alleen op beheerde, beveiligde en versleutelde apparaten en binnen beveiligde systemen.

ONZE VERWERKERS EN GEGEVENSOPSLAG
Waar ook derden werken met onze systemen of onze systemen beheren (verwerkers), is er altijd sprake van een verwerkingsovereenkomst zoals vereist vanuit de AVG. Hiermee wordt een adequaat beschermingsniveau van gegevens gewaarborgd. Waar relevant voldoet Zorgpartners aan de richtlijnen van Europese Unie.

GEGEVENS VAN KANDIDATEN
Doel van verwerking
Zorgpartners Midden-Holland heeft als werkgever de verantwoordelijkheid over de verwerking van (bijzondere) persoonsgegevens van haar medewerkers. Dit vloeit enerzijds voort uit wettelijke verplichtingen en anderzijds om aan overeenkomsten met de medewerker te kunnen voldoen.


DOORGEVEN VAN GEGEVENS
De algemene beleidsregel is dat persoonsgegevens van medewerkers alleen worden doorgegeven voor zover dit nodig is om overeenkomsten met de medewerker aan te gaan of na te komen, of met expliciete toestemming van de medewerker. Hierbij valt te denken aan vermelding in het interne telefoonboek en in communicatie richting cliënten. Zorgpartners zorgt voor een adequate beveiliging van de gegevens, zowel in elektronisch formaat als in papieren dossiers. Contactgegevens en evt. profielfoto van medewerkers worden met hun toestemming gedeeld met cliënten en op de website of intranet geplaatst. Verder worden vanuit wettelijke verplichting gegevens gedeeld met o.a. het UWV, pensioenfonds en de Belastingdienst. Eveneens is ieder bedrijf verplicht om ziek- en betermeldingen door te geven aan de ARBO-dienst.

Gegevens worden alleen doorgegeven aan instanties voor zover nodig en binnen de Europese Unie, waarbij Zorgpartners Midden-Holland altijd toetst of de betreffende instantie passende waarborgen heeft voor gegevensbescherming.

BEWAREN EN VERWIJDEREN VAN GEGEVENS

Indien je akkoord gaat met het privacy statement, dan ga je akkoord met een bewaartermijn van je persoonsgegevens voor de duur van een jaar. Je persoonsgegevens zullen gedurende deze periode in onze portefeuille bewaard blijven voor het geval er alsnog een geschikte vacature ontstaat. Indien je niet akkoord gaat met het bewaren van je gegevens, dan verzoeken wij je vriendelijk om een mail te sturen naar sollicitatie@zorgpartners.nl. Wij zullen dan z.s.m. je gegevens verwijderen.

Zorgpartners Midden-Holland kan je gegevens langer bewaren in uitzonderlijke situaties, bijvoorbeeld wanneer je een klacht hebt ingediend over de sollicitatieprocedure. Zorgpartners Midden-Holland laat je dan weten dat je gegevens worden bewaard totdat de klacht is afgehandeld.

Zorgpartners Midden-Holland verwerkt je persoonsgegevens die je in het kader van de sollicitatieprocedure hebt verstrekt, omdat dit noodzakelijk is voor de sollicitatieprocedure en om je geschiktheid voor de functie waarop je solliciteert te kunnen beoordelen.

Op schriftelijke verzoek zal Zorgpartners Midden-Holland inzage geven in de persoonsgegevens die zij heeft. Zorgpartners Midden-Holland zal persoonsgegevens per direct aanpassen of vernietigen wanneer je daartoe verzoekt en aan de voorwaarden voldoet.

Ook zal Zorgpartners Midden-Holland de persoonsgegevens die zij heeft op verzoek verstrekken of aan een andere organisatie overdragen. Je kunt dit verzoek per e-mail aan Zorgpartners Midden-Holland doorgeven op HRM@zorgpartners.nl.

Wanneer Zorgpartners Midden-Holland over onvoldoende persoonsgegevens beschikt om de sollicitatieprocedure nog te kunnen doorlopen, kan zij de procedure beëindigen.

TOEZICHT OP GEGEVENSBESCHERMING
Omdat Zorgpartners veel (bijzondere) persoonsgegevens verwerkt, is een Functionaris voor Gegevensbescherming (FG) aangesteld die toeziet op het zorgvuldig verwerken van gegevens, het tijdig en goed informeren van betrokkenen en het borgen van passende maatregelen voor de gegevensbescherming. De FG ziet toe op alle verwerkingen die plaatsvinden om inbreuken op de privacy te voorkomen.

MELDINGEN- EN KLACHTENLOKET
De FG is de aangewezen contactpersoon voor eigen medewerkers, cliënten en contactpersonen om vragen te stellen over de verwerking van hun persoonsgegevens en eventuele beveiligingsincidenten te melden. De FG ziet toe dat deze meldingen leiden tot adequate afhandeling en verbeteringen in de gegevensbescherming en helpt vragen te beantwoorden.

Via onderstaand loket kan contact op worden genomen met de FG: Zorgpartners Midden Holland
Ronsseweg 242
2803 ZX Gouda
Postbus 737
2800 AS Gouda
E-mail : functionarisgegevensbescherming@zorgpartners.nl